cara membuat surat izin sekolah sendiri

Cara Membuat Surat Izin Sekolah Sendiri: Panduan Lengkap dan Praktis

Membuat surat izin sekolah sendiri adalah keterampilan penting bagi siswa dan orang tua. Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan resmi kepada pihak sekolah mengenai ketidakhadiran siswa, baik karena sakit, keperluan keluarga, atau alasan lainnya. Surat izin yang baik dan benar akan membantu menghindari sanksi atau teguran dari sekolah dan memastikan bahwa ketidakhadiran siswa tercatat dengan baik. Berikut adalah panduan lengkap dan praktis tentang cara membuat surat izin sekolah sendiri yang efektif dan profesional.

1. Memahami Tujuan dan Pentingnya Surat Izin Sekolah

Sebelum menulis surat izin, penting untuk memahami mengapa surat ini diperlukan. Surat izin memberikan informasi resmi kepada sekolah tentang ketidakhadiran siswa. Ini memungkinkan guru dan staf sekolah untuk:

• Mencatat absensi: Memastikan bahwa ketidakhadiran siswa terdokumentasi dengan benar dan tidak dianggap bolos tanpa alasan.
• Pantau kemajuan akademik: Guru dapat mengetahui alasan ketidakhadiran siswa dan membantu mengejar materi yang tertinggal.
• Menghindari kesalahpahaman: Mencegah guru atau staf sekolah menganggap siswa tidak hadir tanpa alasan yang jelas.
• Menjaga komunikasi: Membangun komunikasi yang baik antara orang tua/wali dan pihak sekolah.

2. Menentukan Format dan Struktur Surat Izin Sekolah

Surat izin sekolah umumnya memiliki format standar yang mencakup beberapa elemen penting:

• Kop Surat (Opsional): Jika Anda membuat surat atas nama organisasi atau lembaga tertentu (misalnya, perusahaan tempat orang tua bekerja), Anda dapat menyertakan kop surat. Namun, untuk surat izin pribadi, ini tidak wajib.
• Tanggal Surat: Tulis tanggal surat dibuat di bagian atas surat, biasanya di sisi kanan atau kiri atas. Format tanggal yang umum digunakan adalah “Tanggal Bulan Tahun” (contoh: 26 Oktober 2023).
• Perihal Surat: Tulis “Perihal:” atau “Hal:” diikuti dengan tujuan surat, yaitu “Izin Tidak Masuk Sekolah”.
• Tujuan Surat: Tulis kepada siapa surat tersebut ditujukan. Biasanya, ini adalah kepala sekolah atau wali kelas. Contoh: “Kepada Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas Siswa]di tempat”.
• Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang sopan, seperti “Dengan hormat,”.
• Isi surat: Bagian ini adalah inti dari surat izin. Jelaskan identitas siswa, alasan ketidakhadiran, dan lama ketidakhadiran.
• Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Wassalamualaikum Wr. Wb.” (jika Anda menggunakan salam Islami).
• Tanda Tangan dan Nama Jelas: Orang tua/wali siswa harus menandatangani surat izin dan menuliskan nama jelas di bawah tanda tangan.
• Nomor Telepon (Opsional): Mencantumkan nomor telepon orang tua/wali dapat memudahkan pihak sekolah untuk menghubungi jika ada pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut.

3. Menyusun Isi Surat Izin Sekolah yang Jelas dan Ringkas

Isi surat izin harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Berikut adalah contoh struktur dan kalimat yang dapat Anda gunakan:

• Pembukaan:
  • “Dengan hormat,”
  • “Bersama surat ini, saya orang tua/wali dari:”
• Identitas Siswa:
  • “Nomor: [Nama Lengkap Siswa]”
  • “Kelas: [Kelas Siswa]”
  • “NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional]”
• Alasan Ketidakhadiran:
  • Sakit: “Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari [Tanggal] karena sakit.” (Sertakan surat keterangan dokter jika memungkinkan, terutama untuk ketidakhadiran yang lebih lama.)
  • Keperluan keluarga: “Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari [Tanggal] karena ada keperluan keluarga yang mendesak.” (Berikan penjelasan singkat tentang keperluan keluarga tersebut, misalnya, “mengikuti acara pernikahan keluarga” atau “mengantar nenek ke dokter”.)
  • Acara Penting: “Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari [Tanggal] karena mengikuti acara [Nama Acara] yang penting.” (Sertakan detail singkat tentang acara tersebut dan mengapa siswa perlu hadir.)
  • Alasan Lain: “Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari [Tanggal] karena alasan [Alasan Lain].” (Jelaskan alasan tersebut dengan jelas dan jujur.)
• Lama Ketidakhadiran:
  • “Ketidakhadiran ini berlangsung selama [Jumlah] hari, yaitu pada tanggal [Tanggal Mulai] sampai dengan [Tanggal Selesai].” (Jika hanya satu hari, cukup sebutkan tanggalnya.)
• Penutupan:
  • “Demikian surat izin ini saya buat, atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.”
  • “Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.”

4. Contoh Surat Izin Sekolah Karena Sakit:

[Tanggal Surat]

Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas Siswa],
di tempat

Dengan hormat,

Bersama surat ini, saya orang tua/wali dari:

Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional]

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari [Tanggal] karena sakit. [Jika ada surat keterangan dokter, tambahkan: “Terlampir surat keterangan dokter sebagai bukti.”]

Ketidakhadiran ini berlangsung selama 1 hari, yaitu pada tanggal [Tanggal].

Demikian surat izin ini saya buat, atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon (Opsional)]

5. Contoh Surat Izin Sekolah Karena Keperluan Keluarga:

[Tanggal Surat]

Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas Siswa],
di tempat

Dengan hormat,

Bersama surat ini, saya orang tua/wali dari:

Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa/Nomor Induk Siswa Nasional]

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari [Tanggal] karena ada keperluan keluarga yang mendesak, yaitu mengikuti acara pernikahan keluarga.

Ketidakhadiran ini berlangsung selama 1 hari, yaitu pada tanggal [Tanggal].

Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon (Opsional)]

6. Tips Tambahan untuk Membuat Surat Izin Sekolah yang Efektif:

• Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari penggunaan bahasa gaul atau informal.
• Tulis Surat dengan Rapi dan Jelas: Gunakan tulisan tangan yang mudah dibaca atau ketik surat dengan font yang jelas.
• Periksa Kembali Surat Sebelum Dikirim: Pastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa.
• Sertakan Bukti Pendukung (Jika Ada): Lampirkan surat keterangan dokter, undangan acara, atau dokumen lain yang relevan jika diperlukan.
• Sampaikan Surat Izin Tepat Waktu: Usahakan untuk menyampaikan surat izin sebelum atau sesegera mungkin setelah ketidakhadiran siswa.
• Simpan Salinan Surat Izin: Simpan salinan surat izin untuk arsip pribadi Anda.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah sendiri yang efektif, profesional, dan diterima dengan baik oleh pihak sekolah. Ingatlah untuk selalu menyesuaikan isi surat dengan alasan ketidakhadiran siswa dan memberikan informasi yang akurat dan lengkap.